Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

1. Ρόλοι και αντικείμενο

1.1. Για τα προσωπικά δεδομένα που περιέχονται στα Δεδομένα Συνδρομητή, ο Συνδρομητής είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και η LAWGIC εκτελούσα την επεξεργασία. Το αντικείμενο, η διάρκεια, η φύση και ο σκοπός της επεξεργασίας, τα είδη των δεδομένων και οι κατηγορίες των υποκειμένων ορίζονται στο Παράρτημα 1.

1.2. Η παρούσα δεν καλύπτει τα δεδομένα του λογαριασμού, της χρέωσης και της επικοινωνίας, για τα οποία η LAWGIC είναι υπεύθυνη επεξεργασίας κατά την Πολιτική Απορρήτου.

1.3. Ο Συνδρομητής ευθύνεται για τη νομιμότητα της επεξεργασίας που αναθέτει στη LAWGIC: για τη νόμιμη βάση της, για την ενημέρωση των υποκειμένων και για την τήρηση του επαγγελματικού απορρήτου κατά την εισαγωγή δεδομένων στις Υπηρεσίες.

2. Εντολές

2.1. Η LAWGIC επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του Συνδρομητή, και όσον αφορά τη διαβίβασή τους σε τρίτη χώρα, εκτός αν η επεξεργασία επιβάλλεται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους. Στην περίπτωση αυτή ενημερώνει τον Συνδρομητή πριν από την επεξεργασία, εκτός αν το δίκαιο αυτό το απαγορεύει.

2.2. Καταγεγραμμένες εντολές είναι η Σύμβαση, οι ενέργειες των Χρηστών και των διαχειριστών στην πλατφόρμα (όπως η μεταφόρτωση, η ερώτηση, η κοινοποίηση, η εξαγωγή, η διαγραφή και η αφαίρεση μέλους, με τις συνέπειες που περιγράφει η πλατφόρμα κατά την αφαίρεση) και οι ρυθμίσεις του λογαριασμού.

2.3. Η LAWGIC ενημερώνει τον Συνδρομητή αν, κατά την κρίση της, μια εντολή παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλη διάταξη για την προστασία των δεδομένων.

3. Εχεμύθεια

3.1. Τα πρόσωπα που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό της LAWGIC έχουν δεσμευτεί σε εχεμύθεια ή υπόκεινται σε κατάλληλη νόμιμη υποχρέωση εχεμύθειας.

3.2. Το προσωπικό της LAWGIC έχει πρόσβαση στα Δεδομένα Συνδρομητή μόνο όσο χρειάζεται για την παροχή των Υπηρεσιών, για την υποστήριξη που ζητά ο Συνδρομητής, για την αντιμετώπιση περιστατικών ασφάλειας ή βλαβών ή όταν το επιβάλλει ο νόμος.

4. Ασφάλεια

4.1. Η LAWGIC λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του άρθρου 32 ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τους κινδύνους. Σε αυτά περιλαμβάνονται:

• κρυπτογράφηση των δεδομένων κατά τη μεταφορά·
• αποθήκευση των αρχείων ως ιδιωτικών αντικειμένων, χωρίς δημόσιο σύνδεσμο·
• ταυτοποίηση των Χρηστών και έλεγχοι πρόσβασης της εφαρμογής ανά γραφείο, Χρήστη και κοινοποίηση·
• πρόσβαση του προσωπικού στην υποδομή μόνο όπου χρειάζεται για τη λειτουργία της πλατφόρμας·
• κρυπτογράφηση των διαπιστευτηρίων σύνδεσης με εξωτερικές υπηρεσίες·
• αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων·
• διαδικασία χειρισμού περιστατικών ασφάλειας.

4.2. Η LAWGIC μπορεί να αλλάζει τα μέτρα, εφόσον δεν μειώνεται το συνολικό επίπεδο προστασίας.

5. Υποεκτελούντες

5.1. Ο Συνδρομητής παρέχει γενική γραπτή άδεια για τη χρήση των υποεκτελούντων του Παραρτήματος 2 και για την προσθήκη ή την αντικατάστασή τους σύμφωνα με την παρούσα.

5.2. Η LAWGIC ενημερώνει τον Συνδρομητή για κάθε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση υποεκτελούντος τουλάχιστον 15 ημέρες πριν, με email στους διαχειριστές του λογαριασμού ή με ειδοποίηση μέσα στην πλατφόρμα, και ενημερώνει το Παράρτημα 2. Σε επείγουσες περιπτώσεις, όπως η διακοπή λειτουργίας ενός υποεκτελούντος ή κίνδυνος για την ασφάλεια, η αντικατάσταση μπορεί να γίνει αμέσως και η ενημέρωση ακολουθεί το συντομότερο.

5.3. Ο Συνδρομητής μπορεί να αντιταχθεί μέσα στην προθεσμία αυτή, για λόγο που αφορά την προστασία των δεδομένων. Αν τα μέρη δεν βρουν λύση, ο Συνδρομητής μπορεί να καταγγείλει τη Σύμβαση με άμεση ισχύ· η καταγγελία αυτή είναι η μόνη συνέπεια της αντίρρησης.

5.4. Η LAWGIC επιβάλλει σε κάθε υποεκτελούντα, με σύμβαση, υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων που παρέχουν τουλάχιστον το ίδιο επίπεδο προστασίας με την παρούσα και παραμένει υπεύθυνη έναντι του Συνδρομητή για την εκπλήρωσή τους, κατά το άρθρο 28 παρ. 4 ΓΚΠΔ.

5.5. Όταν ένας Χρήστης συνδέει το OneDrive ή το Google Drive του, η Microsoft και η Google ενεργούν ως πάροχοι του ίδιου του Χρήστη και όχι ως υποεκτελούντες της LAWGIC. Το ίδιο ισχύει για την αναγνώριση ομιλίας του προγράμματος περιήγησης του Χρήστη.

6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

6.1. Ορισμένοι υποεκτελούντες επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Παράρτημα 2). Κάθε τέτοια διαβίβαση βασίζεται σε απόφαση επάρκειας, όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ για πιστοποιημένους αποδέκτες, στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Εκτελεστικής Απόφασης (ΕΕ) 2021/914 ή σε άλλη κατάλληλη εγγύηση του Κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ.

7. Συνδρομή προς τον Συνδρομητή

7.1. Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει, η LAWGIC συνδράμει τον Συνδρομητή: (α) στην ικανοποίηση αιτημάτων των υποκειμένων για την άσκηση των δικαιωμάτων τους, κυρίως με τις λειτουργίες της πλατφόρμας (πρόσβαση, εξαγωγή, διόρθωση, διαγραφή)· και (β) στην τήρηση των υποχρεώσεών του κατά τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ.

7.2. Αν ένα υποκείμενο απευθυνθεί απευθείας στη LAWGIC, η LAWGIC το παραπέμπει στον Συνδρομητή.

7.3. Η συνδρομή μέσω των λειτουργιών της πλατφόρμας παρέχεται χωρίς χρέωση. Για συνδρομή πέρα από αυτές, η LAWGIC μπορεί να ζητήσει εύλογη αμοιβή, που συμφωνείται εκ των προτέρων.

8. Παραβίαση δεδομένων

8.1. Η LAWGIC γνωστοποιεί στον Συνδρομητή, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου λάβει γνώση, κάθε παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά τα δεδομένα του. Η γνωστοποίηση αποστέλλεται με email στους διαχειριστές του λογαριασμού και περιέχει όσα στοιχεία είναι τότε διαθέσιμα και χρειάζεται ο Συνδρομητής για τη δική του γνωστοποίηση (άρθρο 33 παρ. 3 ΓΚΠΔ).

8.2. Η γνωστοποίηση δεν αποτελεί αναγνώριση ευθύνης.

9. Διάρκεια, επιστροφή και διαγραφή

9.1. Η επεξεργασία διαρκεί όσο η Σύμβαση και, μετά τη λύση της, έως ότου ολοκληρωθεί η διαγραφή.

9.2. Όσο ισχύει η Σύμβαση, ο Συνδρομητής διαγράφει από την πλατφόρμα ό,τι θέλει, όποτε θέλει.

9.3. Μετά τη λύση, ο Συνδρομητής επιλέγει την επιστροφή των δεδομένων, με την εξαγωγή του άρθρου 7.7 των Όρων, ή τη διαγραφή τους. Στη λήξη της προθεσμίας ανάκτησης η LAWGIC διαγράφει τα δεδομένα, εκτός αν το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους επιβάλλει την αποθήκευσή τους. Τα αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται με τον κανονικό κύκλο τους και έως τότε χρησιμοποιούνται μόνο για αποκατάσταση μετά από βλάβη.

10. Πληροφορίες και έλεγχοι

10.1. Η LAWGIC θέτει στη διάθεση του Συνδρομητή τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την απόδειξη της συμμόρφωσής της με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ, κατά πρώτο λόγο με έγγραφα: την παρούσα, απαντήσεις σε εύλογο ερωτηματολόγιο ασφάλειας και τις πιστοποιήσεις των υποεκτελούντων της.

10.2. Αν οι πληροφορίες αυτές δεν αρκούν, ο Συνδρομητής ή ανεξάρτητος ελεγκτής που ορίζει και που δεσμεύεται σε εχεμύθεια μπορεί να διενεργήσει έλεγχο, με γραπτή ειδοποίηση 30 ημερών, έως μία φορά τον χρόνο, σε εργάσιμες ημέρες και ώρες, χωρίς να διαταράσσεται η λειτουργία της LAWGIC και χωρίς πρόσβαση σε δεδομένα άλλων συνδρομητών. Το όριο της μίας φοράς δεν ισχύει όταν τον έλεγχο ζητά εποπτική αρχή.

10.3. Τα έξοδα του ελέγχου βαρύνουν τον Συνδρομητή.

11. Ευθύνη και λοιποί όροι

11.1. Η ευθύνη μεταξύ των μερών, και για την παρούσα, υπόκειται στους περιορισμούς του άρθρου 13 των Όρων. Αυτό δεν θίγει την ευθύνη έναντι των υποκειμένων των δεδομένων (άρθρο 82 ΓΚΠΔ).

11.2. Η Σύμβαση Επεξεργασίας καταρτίζεται μαζί με τους Όρους και τροποποιείται με τη διαδικασία του άρθρου 16 των Όρων· το Παράρτημα 2 τροποποιείται κατά την ενότητα 5.

Παράρτημα 1 – Περιγραφή της επεξεργασίας

• Αντικείμενο: τα Δεδομένα Συνδρομητή, δηλαδή ό,τι εισάγουν ο Συνδρομητής και οι Χρήστες στις Υπηρεσίες και τα Αποτελέσματα που παράγονται από αυτό.
• Διάρκεια: όσο διαρκεί η Σύμβαση και έως την ολοκλήρωση της διαγραφής (ενότητα 9).
• Φύση: αποθήκευση· εξαγωγή κειμένου από αρχεία, και με οπτική αναγνώριση χαρακτήρων· ευρετηρίαση για την αναζήτηση· αποστολή του αναγκαίου κειμένου σε γλωσσικά μοντέλα και λήψη των απαντήσεων· απομαγνητοφώνηση, μετάφραση, σύγκριση και σύνταξη εγγράφων· αναζήτηση στο διαδίκτυο με ερωτήματα που προκύπτουν από την ερώτηση· κοινοποίηση, εξαγωγή και διαγραφή.
• Σκοπός: η παροχή των Υπηρεσιών κατά τους Όρους, η υποστήριξη που ζητά ο Συνδρομητής και η ασφάλεια και η ορθή λειτουργία των Υπηρεσιών.
• Κατηγορίες υποκειμένων: οι Χρήστες· οι πελάτες του Συνδρομητή και οι εκπρόσωποί τους· τα πρόσωπα που αναφέρονται στα έγγραφα και στις ερωτήσεις (αντίδικοι, αντισυμβαλλόμενοι, μάρτυρες, εργαζόμενοι και κάθε άλλο πρόσωπο)· οι συμμετέχοντες σε συναντήσεις που απομαγνητοφωνούνται.
• Κατηγορίες δεδομένων: όσες αποφασίζει να εισαγάγει ο Συνδρομητής, συνήθως στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, οικονομικά, εργασιακά, εμπορικά και περιουσιακά στοιχεία, το περιεχόμενο συμβάσεων, δικογράφων, αποφάσεων και αλληλογραφίας, ερωτήσεις, απαντήσεις και απομαγνητοφωνήσεις.
• Ειδικές κατηγορίες: τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν δεδομένα των άρθρων 9 και 10 ΓΚΠΔ, για τα οποία ισχύουν τα μέτρα της ενότητας 4. Γενετικά ή βιομετρικά δεδομένα και στοιχεία τραπεζικών καρτών δεν εισάγονται χωρίς γραπτή συμφωνία (Όροι, άρθρο 4.1).
• Τοποθεσία: η κύρια βάση δεδομένων και τα αρχεία βρίσκονται στη Γερμανία (Φρανκφούρτη) και το ευρετήριο αναζήτησης στη Γερμανία· οι υπόλοιπες τοποθεσίες, ανά υποεκτελούντα, στο Παράρτημα 2.

Παράρτημα 2 – Υποεκτελούντες

Η LAWGIC χρησιμοποιεί τους παρακάτω υποεκτελούντες για την επεξεργασία των Δεδομένων Συνδρομητή. Οι διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ καλύπτονται όπως ορίζει η ενότητα 6.

Δεν είναι υποεκτελούντες οι πάροχοι που επεξεργάζονται δεδομένα λογαριασμού, χρέωσης και τιμολόγησης, για τα οποία η LAWGIC είναι υπεύθυνη επεξεργασίας (βλ. Πολιτική Απορρήτου), ούτε οι πάροχοι που ενεργούν για λογαριασμό του ίδιου του Χρήστη (ενότητα 5.5).